Les PV du Conseil général s’adaptent à la technologie

Lors de la dernière séance du Conseil général (CG) de Val-de-Travers avant la pause estivale, le Conseil communal, par la voix de Benoît Simon-Vermot, responsable du dicastère de l’administration et de la protection de la population (DAPP), communiquait au législatif une nouveauté : les procès-verbaux (PV) du CG sont transcrits automatiquement par un programme depuis la séance du 15 mai. L’information n’a pas provoqué d’émoi particulier, le PV de cette dernière ayant été approuvé préalablement à l’unanimité. « À première vue, très peu de personnes ont remarqué une différence », relève le chef du DAPP.

La prise de parole de Benoît Simon-Vermot visait principalement à prévenir les membres du CG en cas de potentiel phrasé un peu « mécanique », de demander leur compréhension et d’arguer sur la principale raison de cette innovation, le gain de temps pour les collaborateurs et collaboratrices de la chancellerie. « Précédemment, retranscrire une heure de séance nécessitait quatre heures de travail par la suite », précise le conseiller communal. Depuis de nombreuses années, les débats sont enregistrés sur bande numérique avant d’être écoutés à plusieurs reprises, puis retranscrits par le personnel communal. Enfin, les PV sont relus et corrigés par la chancellerie avant d’être transmis aux conseillers généraux. Lorsque l’on sait que certaines séances peuvent s’attarder au-delà des trois heures, le travail de transcription des PV s’avère alors extrêmement chronophage.

Correction et relecture humaine

Selon le chef du DAPP, ces dernières années, le nombre de tâches de la chancellerie communale n’a cessé d’augmenter et notamment avec le développement de Val-de-Travers dans le domaine numérique. « Cela nous a conduits, à l’interne, à réfléchir à gagner du temps dans certaines actions », explique Benoît Simon-Vermot. « Les progrès de la technologie en matière de transcription nous ont poussés vers cette voie.» Dans sa recherche de solutions, l’exécutif communal a même exploré la possibilité de n’établir qu’un PV décisionnel et de mettre à disposition sur le site communal les enregistrements audio des séances. « Bien qu’aucune base légale n’existe, la chancellerie d’État n’était pas convaincue et cela était aussi problématique pour la consultation », résume le conseiller communal. Finalement, la décision de l’exécutif s’est portée sur un nouveau format d’enregistrement audio des séances, le WAV, qui offre une plus grande précision.

Testé depuis le début de l’année, le format a donné satisfaction et donc, depuis mai dernier, les enregistrements sont analysés par un programme gratuit en ligne pour retranscrire automatiquement les débats du CG. Pour autant, l’humain a toujours voix au chapitre, la transcription automatique étant relue et corrigée, certains mots ou noms étant mal orthographiés et les interjections (ex : « euh ») retranscrites. « Le système n’est pas encore parfait, mais on peut estimer un gain de temps de moitié », détaille Benoît Simon-Vermot en ajoutant qu’il s’agit aussi d’une habitude à acquérir pour le personnel de la chancellerie. Toutefois, l’idée de la transcription automatique est « acquise » pour le conseiller communal, qui indique que la prochaine étape sera le choix du programme en question. « On souhaite se tourner vers un logiciel payant et idéalement hébergé en Suisse », note-t-il, en soulignant que le coût aura aussi son importance. Précision, ce mode de transcription ne concernera que les séances du législatif.

Ces dernières années, de nombreuses institutions ont opté pour les technologies de transcriptions automatiques. En Suisse romande, on peut notamment relever les exemples de la Ville de Sion en 2017 ou du Canton du Jura en 2021, les deux avec le même logiciel suisse.

Gabriel Risold